Kraków, dnia 21 maja 2026 roku

ROZEZNANIE RYNKU NA STANOWISKO: SPECJALISTY DS. ADMINISTRACYJNYCH

Krakowskie Forum Organizacji Społecznych KraFOS z siedzibą w Krakowie ogłasza rozeznanie rynku na stanowisko specjalisty ds. administracji w związku z realizacją zadań finansowanych ze środków Funduszu Pomocy Pokrzywdzonym oraz Pomocy Postpenitencjarnej – Funduszu Sprawiedliwości.

Rozeznanie jest prowadzone celem wyłonienia współpracowników do realizacji zadań obejmujących w szczególności udzielanie pomocy osobom pokrzywdzonym przestępstwem i osobom im najbliższym, a także świadkom i osobom im najbliższym, przez podmioty niezaliczane do sektora finansów publicznych i niedziałające w celu osiągnięcia zysku, w tym stowarzyszenia, fundacje oraz inne organizacje i instytucje – na okręg Kraków.

W toku rozeznania i naboru KraFOS zapewnia równe traktowanie kandydatów w procesie rekrutacji, bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, pochodzenie etniczne, narodowość, orientację seksualną, przekonania, wyznanie lub brak wyznania oraz inne prawnie chronione cechy.

Nazwa stanowiska: Specjalista ds. administracyjnych

Zakres zadań/Oczekiwania:

  1. Prowadzenie korespondencji projektowej: przyjmowanie i wysyłanie pism, zarządzanie obiegiem dokumentów między biurem a Lokalnymi Punktami Pomocy.
  2. Archiwizowanie dokumentacji zgodnie z instrukcją kancelaryjną, dbanie o opis, rejestrację i bezpieczeństwo danych osobowych.
  3. Wsparcie koordynatora w organizacji spotkań zespołu, konferencji, szkoleń i wydarzeń projektowych.
  4. Rezerwacja sal, przygotowywanie dokumentacji organizacyjnej, koordynacja logistyki wydarzeń.
  5. Prowadzenie list obecności, przygotowywanie protokołów ze spotkań.
  6. Zarządzanie wyposażeniem biurowym i materiałami eksploatacyjnymi: ewidencja sprzętu, monitorowanie stanów zapasów, składanie zamówień, dystrybucja do LPP.
  7. Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji zakupowej: zbieranie ofert, porównania cenowe, opracowywanie umów, prowadzenie rejestru umów.
  8. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków, przekazywanie koordynatorowi, monitorowanie terminów odpowiedzi, archiwizacja korespondencji.
  9. Zapewnienie sprawnego przepływu informacji pomiędzy personelem projektu.
  10. Współpraca z personelem projektu oraz podmiotami zewnętrznymi zgodnie z wytycznymi koordynatora.

Miejsce świadczenia usług / stosownie do uzgodnień Stron:                

  1. Okręgowy Ośrodek Pomocy Pokrzywdzonym Przestępstwem w Krakowie;
  2. Lokalny Punkt Pomocy Pokrzywdzonym Przestępstwem w Chrzanowie, Wieliczce, Wadowicach, Suchej Beskidzkiej, Myślenicach.

Wymagania niezbędne:

Wykształcenie:    Wykształcenie wyższe, preferowane kierunki: administracja, zarządzanie lub pokrewne.

Doświadczenie:                  

  1. Minimum roczne doświadczenie w pracy administracyjnej.
  2. Mile widziane doświadczenie w organizacjach realizujących projekty finansowane ze środków publicznych.
  3. Mile widziane doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji projektowej i organizacji pracy biura.

Umiejętności i kompetencje:

  1. Bardzo dobra znajomość programów biurowych (Microsoft Office: Word, Excel, Outlook).
  2. Umiejętność prowadzenia korespondencji w sposób profesjonalny i zgodny z zasadami języka polskiego.
  3. Zdolności organizacyjne, komunikacyjne, dbałość o szczegóły i terminowość.
  4. Komunikatywność i umiejętność pracy w zespole.
  5. Umiejętność pracy pod presją czasu i realizacji wielu zadań jednocześnie.
  6. Znajomość zasad archiwizacji dokumentów i ochrony danych osobowych.
  7. Samodzielność, odpowiedzialność i rzetelność w wykonywaniu obowiązków.

8.       Umiejętność współpracy z personelem projektu i instytucjami zewnętrznymi.

Wymagane dokumenty:

  1. CV oraz zgłoszenie wraz z propozycją stawki godzinowej brutto,
  2. kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
  3. dokumenty potwierdzające wymagane doświadczenie zawodowe,
  4. dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje i ukończone szkolenia,
  5. inne dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań (np. referencje, opinie).

Forma zatrudnienia i warunki współpracy:

  1. umowa zlecenia lub współpraca w ramach działalności gospodarczej (B2B),
  2. elastyczny grafik pracy,
  3. umowa zawarta do dnia 31.12.2026 r. z możliwością kontynuowania współpracy.
  4. Planowany termin rozpoczęcia współpracy niezwłocznie po wyborze.

Termin i sposób składania ofert:

Oferty i pytania należy składać w terminie do: 29 maja 2026 roku na adres: biuro@krafos.pl.

Informacje dodatkowe:

KraFOS zastrzega możliwość kontaktu wyłącznie z wybranymi kandydatami, jak również prawo do zwrócenia się o uzupełnienie dokumentów i/lub informacji w razie dostrzeżonych braków.

Oferty niespełniające wymogów formalnych nie będą rozpatrywane.

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO), informujemy, że:

  1. Administratorem danych osobowych kandydatów w ramach ogłoszonego rozeznania jest Krakowskie Forum Organizacji Społecznych KraFOS z siedzibą w Krakowie (30-633), ul. Walerego Sławka 5, NIP: 6782716832, wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000206364. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych – kontakt: iod@krafos.pl.
    1. Dane osobowe kandydatów przetwarzane będą w celu przeprowadzenia procesu rozeznania i rekrutacji na stanowisko specjalisty ds. administracji, w tym oceny kwalifikacji i wyboru odpowiedniego kandydata, na podstawie:
      1. art. 6 ust. 1 lit. b RODO – podjęcie działań przed zawarciem umowy,
      1. art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze,
      1. art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora (przeprowadzenie rekrutacji, dochodzenie lub obrona roszczeń),
      1. art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda kandydata (w zakresie danych wykraczających poza wymagane przepisami prawa).
    1. Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem, w szczególności: Dysponentowi Funduszu Sprawiedliwości, podmiotom świadczącym usługi księgowe, prawne i informatyczne, instytucjom uprawnionym do kontroli lub uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
    1. Dane osobowe będą przechowywane przez czas trwania procesu rozeznania i rekrutacji, a po jego zakończeniu: do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń, przez okres wymagany przepisami prawa, w przypadku wyrażenia zgody na udział w przyszłych rekrutacjach – do czasu jej wycofania, co pozostaje bez wpływu na zgodność przetwarzania danych przed tym terminem.
    1. Kandydat ma prawo do: dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii, sprostowania danych, usunięcia danych (w przypadkach przewidzianych prawem), ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych (w zakresie określonym w RODO), cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody);
    1. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem: listownie: ul. Walerego Sławka 5, 30-633 Kraków, e-mail: iod@krafos.pl;
    1. Kandydatowi przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uzna, że przetwarzanie jego danych osobowych narusza przepisy prawa;
    1. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne do udziału w procesie rekrutacji. Niepodanie danych uniemożliwi rozpatrzenie oferty i kandydatury;
    1. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania ani przekazywane do państw trzecich lub organizacji międzynarodowych.

Szczegóły dotyczące przetwarzania danych dostępne na stronie https://krafos.pl/polityka-prywatnosci/